Compte rendu de l’Assemblée Générale 2021 à Nant

jeudi 16 septembre 2021
par  Frédéric PERIER

Notre Assemblée Générale s’est tenue le samedi 11 septembre au matin à la salle des fêtes de Nant.

Voici le compte rendu de cette assemblée. Dans un prochain article, nous mettrons à disposition les photos et vidéos des journées généalogiques 2021 des 11 et 12 septembre.

Introduction par le président :

Mesdames et messieurs, chers amis généalogistes, c’est avec un grand plaisir que je vous accueille à Nant pour notre 35ème assemblée générale.

Je tiens tout d’abord à remercier Richard FIOL, maire de Nant ainsi que son conseil municipal pour leur accueil et l’aide qu’ils nous ont apportée pour l’organisation de ces journées.

Un merci particulier aussi à Alain et Monique BONNEMAYRE et à l’Association Nant, Nature et Patrimoine qui nous ont accompagné dans l’organisation de ces journées et assureront les visites guidées du village.

Avant de démarrer notre assemblée générale, je souhaite vous apporter quelques informations pratiques pour le bon déroulement de nos deux journées.

Pour ceux d’entre vous qui ont réservé des repas, vous trouverez les tickets correspondants dans vos pochettes. Les repas de ce midi et de dimanche midi seront pris ici même et assurés par le traiteur CAMBON de Montlaur.
Le repas de ce samedi soir sera pris à 19h00 au restaurant le Durzon situé à le sortie de Nant en suivant la direction de la vallée du Durzon.

Vous trouverez également dans vos pochettes le bilan financier de l’association, la liste des nouveaux relevés de cette année, le programme détaillé de ces deux journées, un plan de Nant ainsi qu’un questionnaire dont nous reparlerons plus tard.
Pour ceux qui ne se sont pas inscrits ou qui n’ont pas encore retiré leur pochette, merci de vous rapprocher de l’accueil auprès de Magali, Raymonde et Patrick.

D’un point de vue technique, vous avez vu que, cette année encore, un certain nombre de mesures ont été prises pour le bon déroulement de nos journées dans le contexte sanitaire actuel. En plus des dispositions déjà mises en œuvre l’an dernier pour nos journées de Camarès, nous avons été amenés à demander le Pass sanitaire pour accéder à notre événement. A ce titre, dans la mesure où votre Pass était valide, il vous a été remis un bracelet. Merci de conserver ce bracelet à votre poignée pendant tout le week-end. Il nous permettra de gérer plus facilement les entrées et sorties de la salle des fêtes et de ne contrôler le Pass que pour les personnes qui n’auraient pas encore le bracelet. Il résiste à l’eau et ne devrait donc pas se détacher lors de votre toilette de ce soir ou de demain matin. Si toutefois, il se déchirait, merci de vous rapprocher de l’entrée où Chantal, Audrey ou Grégory vous en remettront un neuf après avoir contrôlé votre Pass.
Enfin, je vous rappelle les mesures qui s’appliquent pour ces journées et vous demande de vous y conformer.
-  Le port du masque est obligatoire pendant toute la durée de nos journées y compris pour les visites
-  Un sens de circulation est prévu dans cette salle et doit être respecté
-  Nous vous rappelons que du savon et du gel hydroalcoolique sont à votre disposition pour vous laver régulièrement les mains.
Ces règles, certes un peu lourdes nous semblent aujourd’hui nécessaires et ont permis que les services de l’état autorisent notre rassemblement.

Cet après-midi le départ des visites se fera au plus tard à 14h45 devant cette salle.

Pour ceux qui le souhaitent, vous pourrez consulter nos bases informatiques grâce à nos administrateurs présents. Cette année encore nous n’avons pas pu mettre de postes en libre service compte tenu des problématiques de désinfection.

Enfin, n’hésitez pas à parcourir l’exposition que nous avons réalisée pour ces journées. Elle vous donnera certainement l’envie d’acquérir notre nouvel ouvrage Nant, des femmes, des hommes et leurs racines réalisé comme chaque année sous la houlette de Suzanne Barthe et d’une poignée de bénévoles. J’en profite pour excuser Suzanne qui, pour des raisons de santé, ne peut se joindre à nous cette année pour nos traditionnelles journées.

Demain matin, plusieurs conférenciers nous parleront de Nant au travers de différentes thématiques.
Alain Venturini, directeur des archives départementales de l’Aveyron en partance et son adjointe Sabrina Catusse nous feront un retour sur les actualités des archives.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, un grand merci à toute l’équipe qui s’est mobilisée pour l’organisation de ces journées qui, j’en suis sûr, sauront vous séduire.

Cette année, un questionnaire a été glissé dans vos pochettes. En effet, nous souhaitons vous interroger sur ce que vous pensez de ces journées, ce que vous en attendez afin d’en améliorer toujours la qualité au fil des ans. Ce questionnaire est anonyme. Merci de prendre un peu de temps pour le compléter et nous le remettre dans l’urne prévue à cet effet près de la sortie.
Si vous souhaitez prendre un peu plus de temps pour le compléter après l’AG, vous pourrez aussi nous le transmettre au secrétariat de l’association.
Enfin, nous avons mis dans vos pochette une fiche pour l’appel au bénévolat. Si vous souhaitez participer aux différentes activités de l’association pour donner un coup de main, faites nous le savoir ! Nous ne sommes pas en manque d’idées et de travail à faire.

Ouverture de l’AG statutaire

Il nous faut maintenant démarrer notre assemblée. Je déclare donc ouverte notre 35ème assemblée générale.

Avant de vous présenter le rapport d’activité, je souhaitais remercier une nouvelle fois individuellement ceux qui œuvrent tout au long de l’année, dans la lumière ou dans l’ombre et dont l’action n’est pas toujours connue et reconnue.
Il s’agit bien sûr de l’ensemble des administrateurs que je vous demande d’applaudir.

Je n’oublie pas d’associer à l’action des administrateurs, celle des décrypteurs qui, patiemment, tout au long de l’année, continuent, par leur travail, d’enrichir nos bases de données pour le bénéfice de tous. Cette année encore, de nouveaux adhérents ont décidé de franchir le pas et de faire du relevé systématique contribuant ainsi au travail collectif.

Je souhaite aussi remercier pour son travail notre secrétaire Magali. L’AG de cette année lui tenait particulièrement à cœur puisqu’elle est la locale de l’étape. Magali accueille les adhérents au local le mardi après-midi, le jeudi toute la journée et le vendredi toute la journée. Le mardi matin et le mercredi matin, elle travaille hors la présence des adhérents pour assurer notamment les réponses aux sollicitations par mail et entretenir le local. Cette année, Magali a continué à se former à nos différentes activités. Elle a fait du travail de relevé sur les périodes fin 19ème début 20ème pour compléter nos bases de données et faire cette phase d’apprentissage de la lecture des actes que nous avons tous connue au début de nos recherches généalogiques. Nous lui avons aussi confié quelques travaux de numérisation de documents qui seront poursuivis dans les mois qui viennent.

Rapport moral et d’activité

Au cours de l’année écoulée, le conseil d’administration s’est réuni 5 fois. Le 4 juillet, le 26 septembre 2020, le 30 janvier, le 24 avril et le 26 juin 2021. Les périodes de confinement nous ont conduit à adapter nos formats de réunion avec notamment le recours à la visioconférence pour tout ou partie des membres du conseil d’administration. L’équipe a donc continué à travailler en échangeant par mail, par téléphone et en visioconférence.

Parmi les décisions prises cette année, nous retiendrons :
-  L’organisation de la présente AG à Nant
-  Le démarrage de la préparation de l’AG 2022 à Pont-de-Salars pour laquelle toutes les bonnes volontés sont les bienvenues.
-  Le choix de Belmont sur Rance pour l’AG 2023.
-  La poursuite par intermittence de l’atelier paléographie 1 fois par mois animé par Mr Pelat et Mme Tuvi
-  Les travaux du groupe de travail Bibliothèque qui a terminé l’inventaire des ouvrages et a démarré le classement, la protection et l’étiquetage des livres.
-  La mise à disposition de nos archives numérisées (notaires notamment) sur Brozer téléarchives.
-  L’investissement dans du nouveau matériel (répétiteur Wifi, vidéoprojecteur, Paper board pour l’atelier paléo, …), le rachat de notre copieur au terme du leasing.
Je vais entrer un peu plus dans le détail de certains de ces projets tout à l’heure, afin que vous en ayez une pleine connaissance.

Salons et expositions :
Au cours de l’année écoulée, la plupart des salons généalogiques ont été annulés. Nous avons donc eu peu d’activité en la matière. Cela a d’ailleurs eu un effet sur le nombre de nouvelles adhésions.
Cet été, nous avons tout de même participé aux salons de Mende et de Vic sur Cère notamment.

Les prochains salons auront lieu :
-  Journées du Patrimoine : 18 et 19/09
-  EGMT Toulouse : 6/11 à Toulouse
-  Salon du Gard à Marguerittes : 13 et 14/11
-  Salon du Vaucluse : 13 et 14/11 au Pontet

Merci à tous les administrateurs qui se sont déplacés sur ces événements pour faire partager notre passion de la généalogie et recruter de nouveaux disciples malgré une affluence en baisse sur la plupart des salons.

Bases de données

Base unique : Depuis 2018, notre base unique permet :
-  De chercher indifféremment dans les actes BMS ou Notaires un même couple
-  De mettre l’ensemble de nos bases à disposition sur Expoactes

A propos d’ExpoActes
La mise à jour d’Expoactes a été faite cet été par Patrick et Christian.
Le nombre de points (500) attribués à chacun de vous semble suffisant. Seule une poignée d’entre vous les utilise entièrement.
Nous avons corrigé cette année encore un grand nombre d’erreurs. Si d’aventures, vous rencontrez une ou des erreurs, n’hésitez pas à nous contacter pour nous le signaler.

Mise à jour des bases BMS et notaire
Les mises à jour des bases BMS et Notaire ont continué sur un rythme soutenu. Cette année, ce sont 555 732 fiches nouvelles qui entrent dans notre base, 553 965 fiches BMS et 1 660 fiches Notaires. Ainsi nous avons dépassé la barre des 4 000 000 d’actes, soit exactement 4.127.357 actes.
Vous retrouverez sur la carte les BMS et les Notaires ajoutés.

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Pour rappel, nous faisons deux mises à jour par an en février et septembre afin de mettre à votre disposition les relevés assez rapidement.

Vous savez que ce travail est le fondement de notre association !
C’est pour avoir accès à ce travail que beaucoup y adhèrent (Nous sommes 713 adhérents).
C’est grâce à ce travail que nous sommes capables aujourd’hui de produire des généalogies, des expositions ou des ouvrages comme celui de cette année.
Alors je vous invite, chacun à votre niveau, à participer à cet ouvrage commun. N’hésitez pas à venir me voir, je vous trouverai du travail.
Au rythme de relevés actuel, nous devrions bientôt franchir le cap des 5 000 000 d’actes !

Commission bibliothèque

En plus des bases de données mises à disposition, je vous rappelle que notre association possède d’autres ressources aujourd’hui peu accessibles des adhérents.
-  Une importante bibliothèque
-  Des archives numérisées
Comme annoncé en 2018, le travail pour rendre ces ressources accessibles au plus grand nombre s’est poursuivi cette année malgré quelques retards liés à la crise Covid.

La commission bibliothèque qui réunit Michèle Brugneaux, Hélène Prat, Gilles Rouby et Françoise Mondine a procédé au travail de classement de ces ouvrages et à leur étiquetage. Ce travail devrait être finalisé d’ici peu.

Brozer téléarchives

Concernant nos archives numérisées, nous avions fait le choix d’utiliser le système Brozer Téléarchives proposé par une association gardoise pour vous les mettre à disposition. Depuis l’été 2018, nous mettons régulièrement à disposition de nouveaux documents. Nous avons commencé par y mettre les registres de notaires que nous avions en photocopies au cercle. Puis la numérisation s’est poursuivie avec les dossiers suspendus que nous avions au Cercle, des archives originales confiées par certains adhérents et des bien sur des registres notamment de notaires déposés aux AD12 mais non numérisés par les archives. Je tiens à remercier tous ceux participent à ce travail de numérisation et en particulier Joel JULIAN et Claudine BRU qui ont très largement contribué à enrichir les collections déposées sur Brozer.
N’hésitez pas, de votre côté, à nous transmettre vos numérisations de registres de notaires (non numérisés par les AD ou bien non déposés aux AD), registres paroissiaux ou d’état-civil non déposés, archives privées, …Après classement, elles seront mises à disposition des adhérents sur téléarchives.

Ateliers

Plusieurs ateliers ont aussi été proposés cette année. Comme évoqué tout à l’heure, Thierry PELAT et Eliette TUVY ont animé une fois par mois un atelier de paléographie dans nos locaux réunissant une dizaine de personnes lorsque le Covid l’a permis.
Nous avions pour projet de lancer un atelier paléo à distance mais je n’ai, à ce stade, réussi à trouver le temps de le structurer et de démarrer un groupe.
Cette été, Patrick Ozanne a assuré une permanence les vendredi après-midi au cercle pour aider les adhérents dans leurs recherches.
Pour l’année à venir, n’hésitez pas à nous solliciter si vous êtes intéressés par la mise en place de nouveaux ateliers.

Communication
Tout ce travail conduit au long de l’année, il nous appartient de le faire connaître et de la partager.
Avec vous, adhérents, notamment au travers de notre infolettre mensuelle ou sur les réseaux sociaux.
N’hésitez pas à faire connaître l’association au plus grand nombre.

En conclusion de ce rapport moral et d’activité, vous voyez que le moral des troupes est plutôt bon et que l’activité est soutenue !
Mais toutes nos activités ne sont possibles que parce que nos finances nous le permettent.
Je vous remercie de votre attention et vais passer maintenant la parole aux trésoriers qui vont vous présenter le Bilan financier de l’année écoulée et le budget prévisionnel de l’exercice 2020/2021.
Avant cela, je tiens à les remercier pour leur travail et en particulier Raymonde Fernandez qui a assuré le job. Nous avons d’ailleurs été contrôlés par l’URSSAFF comme cela a lieu de façon régulière pour les associations qui ont des salariés. Grâce à la bonne tenue de nos comptes et à la préparation du volet administratif, le contrôle s’est très bien passé et l’inspecteur n’a rien trouvé à redire.

Rapport financier : Raymonde FERNANDEZ et Patrick OZANNE

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Compte prévisionnel : Raymonde FERNANDEZ et Patrick OZANNE

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Cotisation 2022/2023
La dernière augmentation date de l’année 2006/2007 sur décision de l’AG du 10 septembre 2005, cela fait donc 16 ans que la cotisation n’a pas bougé. Nos finances étant saines, le conseil d’administration propose de ne pas augmenter notre cotisation qui restera à 35 €.

Vote des résolutions

Nous allons maintenant passer au vote des résolutions. Je vous propose de les voter à main levée.

Résolution 1 : Approbation du rapport moral et d’activité

La résolution est adoptée à l’unanimité.

Résolution 2 : Approbation du rapport financier

La résolution est adoptée à l’unanimité.

Résolution 3 : Approbation du budget prévisionnel

La résolution est adoptée à l’unanimité.

Résolutions 4 : Renouvellement et élection des administrateurs

Les administrateurs renouvelables et candidats pour un mandat de trois ans sont : Mmes Suzanne BARTHE, Michèle BRUGNEAUX et Mrs Emilien ABBAL, Alain ALBOUY, Philippe CHRISTOL et Frédéric PERIER
Je demande aux candidats de se présenter à l’assemblée.
Par ailleurs, nous avons enregistré la candidature de Mr Michel TERRAL

4-1 Election de Suzanne BARTHE pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2024
La résolution est adoptée à l’unanimité.

4-2 Election de Michèle BRUGNEAUX pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2024
La résolution est adoptée à l’unanimité.

4-3 Election de Emilien ABBAL pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2024
La résolution est adoptée à l’unanimité.

4-4 Election de Alain ALBOUY pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2024
La résolution est adoptée à l’unanimité.

4-5 Election de Philippe CHRISTOL pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2024
La résolution est adoptée à l’unanimité.

4-6 Election de Frédéric PERIER pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2024
La résolution est adoptée à l’unanimité.

4-7 Election de Michel TERRAL sur le mandat occupé précédemment par Alain LAUZE et renouvelable cette année pour une durée de 3 ans, soit jusqu’à l’assemblée appelée à statuer sur les comptes clos au 30/06/2024
La résolution est adoptée à l’unanimité.

Questions et échanges avec l’assemblée

Je déclare close l’assemblée générale statutaire et vous propose de passer à un échange avec vous dans la salle.

La parole est maintenant à vous dans la salle. N’hésitez pas à nous faire part de vos suggestions. C’est en effet le moment de partager vos réflexions, vos critiques, vos idées. Nous mettons un point d’honneur à examiner toutes les idées ou critiques, à y réfléchir et à y répondre.
Plusieurs questions sont posées par les adhérents présents :
- Déménagement du local suite à la vente d’une partie de l’immeuble par la mairie de Millau ? Pour l’instant nous n’avons pas de date pour un éventuel déménagement. Un échange avec la mairie aura lieu dans les mois qui viennent pour envisager toutes les possibilités.
- Rapprochement avec le Cercle Généalogique du Rouergue ? Les échanges menés il y a quelques années avec le conseil d’administration du CGR sont restés sans suite suite à la décision votée lors de leur assemblée générale d’Entraygues de ne pas travailler avec le CGA.


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