AG statutaire

Après la présentation et le déroulé des deux journées, Patrick Ozanne, président déclare ouverte notre 37ème assemblée générale.

Avant de présenter le rapport d’activité, le président remercie une nouvelle fois individuellement ceux qui œuvrent tout au long de l’année, dans la lumière ou dans l’ombre et dont l’action n’est pas toujours connue et reconnue.
Il s’agit bien sûr de l’ensemble des administrateurs qu’il demande d’applaudir.

Il n’oublie pas d’associer à l’action des administrateurs, celle des décrypteurs qui, patiemment, tout au long de l’année, continuent, par leur travail, d’enrichir nos bases de données pour le bénéfice de tous. Cette année encore, de nouveaux adhérents ont décidé de franchir le pas et de faire du relevé systématique contribuant ainsi au travail collectif.

Il tient aussi à saluer l’action de ceux qui numérisent des archives. Depuis quelques années que nous utilisons Brozer, ils sont de plus en plus nombreux à numériser les archives aux AD, aux archives diocésaines, dans les communes, …Et cela pour le bénéfice de tous.

Il souhaite aussi remercier pour son travail notre secrétaire Magali, qui accueille les adhérents au local le mardi après-midi, le jeudi toute la journée et le vendredi toute la journée. Le mardi matin, elle travaille hors la présence des adhérents pour assurer notamment les réponses aux sollicitations par mail et entretenir le local.

Rapport moral et d’activité

Au cours de l’année écoulée, le conseil d’administration s’est réuni 5 fois. Le 10 septembre et le 5 novembre 2022, le 14 janvier pour un conseil extraordinaire suite à la décision de la mairie de Millau de vendre l’immeuble où nous avons notre local. Et les 11 mars puis le 13 mai 2023 à Belmont où Mme Aliès nous a accueillis.

Parmi les décisions prises cette année, nous retiendrons :
–  L’organisation de la présente AG à Belmont-sur-Rance
–  Le démarrage de la préparation de l’AG 2024 à Creissels pour laquelle toutes les bonnes volontés sont les bienvenues.
–  La poursuite des ateliers paléographie animés par Mr Thierry Pelat.
–  La mise en place d’ateliers animés notamment par Joel Julian sur les recherches, l’utilisation d’Hérédis, …
–  La poursuite de la mise à disposition de nos archives numérisées (notaires notamment) sur Brozer téléarchives.
–  L’investissement dans du nouveau matériel (matériel de numérisation Clic archives).
–  La modification de notre site, qui avait été créé par Christian CAUSSE en 2006. La principale modification visible, a été sa couleur, puisqu’il est maintenant bleu.
– 

Mais le gros morceau de cette année a été bien sur notre prochain déménagement.

Nous avons appris dans le courant de l’hiver que la mairie de Millau avait mis en vente l’immeuble qui abrite notre local et que nous serions relogés sans avoir la même superficie.
Dans cette optique, nous avons décidé de numériser toutes les photocopies des registres BMS et de notaires que nous avons au Cercle et de les mettre sur Brozer. Cette tache chapeautée par Frédéric PERIER à été réalisée par Magali ALDEBERT notre secrétaire ainsi qu’André MAZET et Bernard SAUVEPLANE deux de nos administrateurs. Ensuite ces numérisations ont été contrôlées par Colette ARRIBART et Hélène PRAT avant d’être mises sur Brozer. Il nous a fallu également préparer notre déménagement, avec Bernard SAUVEPLANE nous avons mis en cartons, les livres, les revues, et de nombreux documents. Cela représente environ 200 cartons. Tous ceux d’entre vous qui ont déménagé connaissent le problème, c’est lors d’un déménagement que l’on fait du tri et nous avons fait deux voyages à la décharge.
Venons en maintenant à la question que beaucoup d’entre vous se posent, où va être situé le prochain local ? Nous serons en principe relogés au sous-sol du CREA au 10 Bd Sadi-Carnot à Millau. Donc plus près du centre ville et donc plus visibles. Notre futur local sera plus petit, pour le moment la mairie de Millau nous propose environ 80 m² sur trois pièces et nous souhaiterions en avoir 100, toujours sur trois pièces. Une des pièces nécessite quelques travaux de rafraîchissement.
Voici pour le où. Pour ce qui est du quand, le président est comme vous pour le moment en attente d’une décision de la mairie de Millau. Nous vous informerons de ce changement dès que nous le saurons et nous ne manquerons pas de faire appel à vous pour nous aider dans ce déménagement.

Salons et expositions :

Au cours de l’année écoulée, l’organisation des salons généalogiques qui avaient connus une baisse sensible suite à l’épidémie de Covid a bien repris.
Cet été, nous avons participé aux salons de Vic sur Cère et de Mende.

Les prochains salons auront lieu :
17 septembre 2023 dans le Périgord noir(24) avec Michèle
16 et 17 septembre au local du Cercle pour les journées du patrimoine
16 et 17 septembre à Buzeins (12) où, à la demande du maire délégué, nous proposerons une initiation à la généalogie
8 octobre à Ferrières (81)
14 et 15 octobre à Marguerite (30)
18 novembre à Clermont l’Hérault (34)
25 et 26 novembre à Decazeville (12)
6 et 7 avril 2024 à Mauguio (34)

Merci à tous les administrateurs qui se sont déplacés sur ces événements pour faire partager notre passion de la généalogie et recruter de nouveaux disciples malgré une affluence en baisse sur la plupart des salons.

Bases de données

–  Base unique : Depuis 2018, notre base unique permet :
–  De chercher indifféremment dans les actes BMS ou Notaires un même couple
–  De mettre l’ensemble de nos bases à disposition sur Expoactes

A propos d’ExpoActes

Les mises à jour d’Expoactes ont été faites en Mai et en Août par Christian et le président avec environ 121.000 actes.
Le nombre de point (500) attribués à chacun de vous semble suffisant. Seule une poignée d’entre vous les utilise entièrement.
Nous avons corrigé cette année encore un grand nombre d’erreurs. Si d’aventures, vous rencontrez une ou des erreurs, n’hésitez pas à nous contacter pour nous le signaler.

Mise à jour des bases BMS et notaires

Les mises à jour des bases BMS et Notaires ont continué sur un rythme soutenu. Cette année, ce sont
121.309 fiches nouvelles qui entrent dans notre base, 112.406 fiches BMS et 8.903 fiches Notaires.

Pour rappel, nous faisons deux mises à jour par an en février et septembre afin de mettre à votre disposition les relevés assez rapidement.

Le président indique que ce travail est le fondement de notre association !
C’est pour avoir accès à ce travail que beaucoup y adhèrent (Nous sommes 693 adhérents).
C’est grâce à ce travail que nous sommes capables aujourd’hui de produire des généalogies, des expositions ou des ouvrages comme celui de cette année.
Alors il invite, chacun à son niveau, à participer à cet ouvrage commun. N’hésitez pas à vous faire connaître, nous vous trouverons du travail.
Au rythme de relevés actuels, nous devrions bientôt franchir le cap des 5 000 000 d’actes !

Pour le moment il y a 4.334.725 actes dans notre base de données, 3.917.761 actes BMS et 416.964 actes de notaires.

Brozer téléarchives

Concernant nos archives numérisées, nous avions fait le choix d’utiliser le système Brozer Téléarchives proposé par une association gardoise pour vous les mettre à disposition. Depuis l’été 2018, nous mettons régulièrement à disposition de nouveaux documents. Nous avons commencé par y mettre les registres de notaires que nous avions en photocopies au cercle. Puis la numérisation s’est poursuivie avec les dossiers suspendus que nous avions au Cercle, des archives originales confiées par certains adhérents et bien sur des registres notamment de notaires déposés aux AD12 mais non numérisés par les archives. Le président tient à remercier tous ceux qui participent à ce travail de numérisation, Joel JULIAN, Claudine BRU, Hélène PRAT, Alain ALBOUY, Bernard SAUVEPLANE, Roger MARCORELLES, Sylvain SAUX-ESCOUBET qui ont très largement contribué à enrichir les collections déposées sur Brozer.
N’hésitez pas, de votre côté, à nous transmettre vos numérisations de registres de notaires (non numérisés par les AD ou bien non déposés aux AD), registres paroissiaux ou d’état-civil non déposés, archives privées, …Après classement, elles seront mises à disposition des adhérents sur téléarchives.

Ateliers

Plusieurs ateliers ont aussi été proposés cette année. Comme évoqué tout à l’heure, Thierry PELAT a animé tous les mois un atelier de paléographie dans nos locaux réunissant une dizaine de personnes.
Par ailleurs, Joel JULIAN a animé ce printemps un atelier sur le logiciel de généalogie Hérédis, …
Cet été, le président a assuré une permanence les jeudi après-midi au cercle pour aider les adhérents dans leurs recherches.
Pour l’année à venir, n’hésitez pas à nous solliciter si vous êtes intéressés par la mise en place de nouveaux ateliers.

Communication

Tout ce travail conduit au long de l’année, il nous appartient de le faire connaître et de le partager.
Avec vous, adhérents, notamment au travers de notre infolettre mensuelle ou sur les réseaux sociaux, à ce propos nous avons décidé d’ouvrir un peu plus notre page Facebook, en ne la limitant pas aux membres de l’association. Si toutefois vous ne recevez pas l’info lettre, merci de le signaler aujourd’hui ou demain, nous verrons ensemble d’où vient le problème.
N’hésitez pas à faire connaître l’association au plus grand nombre.

En conclusion de ce rapport moral et d’activité, vous voyez que le moral des troupes est plutôt bon et que l’activité est soutenue !
Mais toutes nos activités ne sont possibles que parce que nos finances nous le permettent.
Le président remercie les adhérents de leur attention et passe la parole aux trésoriers qui vont vous présenter le Bilan financier de l’année écoulée et le budget prévisionnel de l’exercice 2024/2025.

Rapport financier

Frédéric PERIER et Joel JULIAN

Compte prévisionnel

Frédéric PERIER et Joel JULIAN

Cotisation 2024/2025

L’avant dernière modification (augmentation) date de l’année 2006/2007 sur décision de l’AG du 10 septembre 2005, cela faisait donc 17 ans que la cotisation n’avait pas bougé. Nos finances étant saines et les comptes de résultat des dernières années faisant apparaitre un bénéfice important et récurrent, c’est pourquoi l’an dernier il a été décidé une baisse de la cotisation de 3 € à compter de l’exercice en cours, qui a débuté le 1er juillet 2023. Le conseil d’administration vous propose de laisser pour l’an prochain la cotisation au niveau actuel de 32 €.

Vote des résolutions

Le président propose de les voter à main levée.

Résolution 1 : Approbation du rapport moral et d’activité

Résolution 2 : Approbation du rapport financier

Résolution 3 : Approbation du budget prévisionnel

Résolutions 4 : Approbation du maintien de la cotisation à 32 € pour l’exercice 2024-2025
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Les résolutions 1 à 5 ont été approuvées à l’unanimité des votants

Résolutions 5 : Renouvellement et élection des administrateurs
Les administrateurs renouvelables et candidats pour un mandat de trois ans sont : Mmes Claudine BRU, Monique BRUNEL, Françoise MONDINE et Mrs Christian CAUSSE, Claude COMBES et Patrick OZANNE.
Tous les administrateurs ont été renouvelés à l’unanimité des votants à l’exception d’une personne qui s’est abstenue.

Par ailleurs, nous avons enregistré les candidatures de Mme Marie Josée GAUBERT et Mr Serge MORANDAT.
Les deux candidatures ont été acceptées à l’unanimité des votants à l’exception d’une personne qui s’est abstenue.

L’Assemblée générale étant terminée, le président clôt les débats de l’assemblée générale statutaire à 11 heures.